Workflow Engine

Ein Workflow ist eine festgelegte Abfolge von Arbeitsschritten zur Produktion definierter Ergebnisse und beschreibt, wer, wann und wie einen Geschäftsprozess ausführt.

Ein Workflow unterscheidet sich fundamental von einem Geschäftsprozess: Während der Geschäftsprozess organisatorischen Charakter hat und das "Was" definiert, regelt der Workflow das "Wie" durch technische Umsetzung.

Workflows legen fest, wer was bis wann erledigen muss, regeln die Weitergabe und Ablage von Informationen und Dokumenten, definieren Art und Reihenfolge von Arbeitsschritten sowie Abhängigkeiten und beschreiben die technischen Hilfsmittel zur Prozessausführung.

Ein Workflow enthält essenzielle Elemente wie einen definierten Startpunkt, beteiligte Rollen, sequenzielle oder parallele Arbeitsschritte, Verfahrensregeln, Meilensteine und Ergebnisse sowie einen klaren Endpunkt. Durch Automatisierung eliminiert ein effizienter Workflow die "Arbeit rund um die Arbeit" und steigert die Arbeitsgeschwindigkeit des Teams.

Die beste Workflow Engine hängt von spezifischen Unternehmensanforderungen ab, jedoch dominieren 2025 mehrere Spitzenlösungen für unterschiedliche Einsatzbereiche. Flip etabliert sich als führende Workflow-Engine für die operative Belegschaft und Non-Desk-Worker, da es speziell für mobile Arbeitsabläufe, Schichtplanung und frontline Operations entwickelt wurde, mit nachgewiesenen Nutzungsraten von über 95% und vollständiger Offline-Funktionalität.

Workflow Tools sind Software-Anwendungen zur Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen, die manuelle und repetitive Aufgaben durch regelbasierte "WENN/DANN"-Logik automatisieren.

Diese Tools umfassen Workflow-Automatisierungssoftware zur Steigerung der Produktivität, Workflow-Management-Systeme zur Steuerung und Überwachung kompletter Arbeitsabläufe sowie No-Code/Low-Code-Plattformen für Citizen Developer ohne Programmierkenntnisse.

Moderne Workflow-Tools integrieren KI-Technologien wie maschinelles Lernen, Natural Language Processing und Computer Vision für intelligente Automatisierungen. Kernfunktionen umfassen grafische Prozessmodellierung mit BPMN 2.0-Standards, automatische Aufgabenzuweisung und -weiterleitung, Real-Time-Monitoring mit Analytics sowie umfassende Integrationsmöglichkeiten zu bestehenden Systemen.

Diese Tools ermöglichen Hyperautomatisierung durch Kombination mehrerer Technologien in einer Lösung und unterstützen sequentielle, parallele und regelbasierte Workflow-Ausführung. Anwendungsgebiete erstrecken sich von HR-Prozessen und Dokumentenmanagement bis hin zu komplexen Geschäftsprozess-Automatisierungen mit RPA-Integration.

Workflows lassen sich in drei Hauptkategorien unterteilen, die verschiedene Geschäftsanforderungen abdecken.

Prozess-Workflows sind die häufigsten Geschäfts-Workflows mit systematischen, vorhersehbaren Aufgabensequenzen wie Urlaubsanträge, Rechnungsgenehmigungen oder Mitarbeiter-Onboarding. Sie sind vollständig planbar mit klarem Anfang und Ende. Fall-Workflows haben zwar einen Startpunkt, aber keinen vordefinierten Endpunkt, da sich der Ablauf durch entstehende Daten entwickelt, wie bei Versicherungsansprüchen oder Anlagen-Inspektionen.

Projekt-Workflows eignen sich für Projekte mit zahlreichen Variablen und mehreren Beteiligten, folgen einem festgelegten aber flexiblen Ansatz wie Website-Entwicklungen – sie sind oft einmalige Vorgänge.

Workflow-Management-Systeme können zusätzlich drei technische Ausführungsarten erstellen: sequentielle Workflows (linear, Schritt-für-Schritt), zustandsgesteuerte Workflows (komplexer, mit Iterationen zwischen verschiedenen Zuständen) und regelbasierte Workflows (erweiterte sequentielle Abläufe mit "wenn/dann/sonst"-Bedingungen). Spezielle Kategorien umfassen Transaktions-Workflows für repetitive, vollständig strukturierbare Prozesse sowie Ad-hoc-Workflows für situative, nicht fest definierte Abläufe.

Die vier Hauptarten von Workflows in professionellen Systemen sind Antwortschritte, erfolgreiche Endschritte, erfolglose Endschritte und Bedingungsschritte, die zusammen komplette Geschäftsprozess-Genehmigungszyklen abbilden.

1. Antwortschritte definieren Interaktionspunkte, wo Benutzer Entscheidungen treffen oder Informationen bereitstellen müssen.

2. Erfolgreiche Endschritte markieren den positiven Abschluss eines Workflows, wenn alle Bedingungen erfüllt wurden.

3. Erfolglose Endschritte behandeln Szenarien, wo der Workflow aufgrund nicht erfüllter Kriterien oder Ablehnungen beendet wird.

4. Bedingungsschritte implementieren Geschäftslogik durch "Wenn/Dann"-Regeln, die den Workflow-Pfad basierend auf Daten, Benutzerrollen oder anderen Parametern bestimmen.

Diese vier Schritttypen ermöglichen die Erstellung hochkomplexer, verzweigter Workflows mit mehreren Entscheidungspunkten und Ausgängen. Alternativ klassifiziert die Workflow-Theorie vier Typen nach Ausführungscharakteristika: Transaktions-Workflows (repetitiv, vollständig strukturiert), kollaborative Workflows (gruppenbasiert), administrative Workflows (genehmigungsbasiert) und ad-hoc Workflows (situativ, flexibel anpassbar). Diese Kategorisierung hilft bei der Auswahl geeigneter Workflow-Management-Systeme basierend auf spezifischen Prozessanforderungen und Automatisierungszielen.